Uspořádáním tiskové konference můžete mnoho získat. Ale také ztratit, pokud podceníte její důležité aspekty. Nemáte-li s organizováním akce tohoto druhu žádné předchozí zkušenosti, budou se vám hodit následující doporučení. Zaměřili jsme se na základní souvislosti.
Má konference opodstatnění?
V prvé řadě si zodpovězte otázku, zda se vám vůbec pronájem konferenčních prostor vyplatí. Opravdu je téma vaší konference natolik zajímavé, že si zaslouží tolik pozornosti? Někdy je lepší zvolit jinou formu. Jak to poznáte? Obecně jsou předmětem konferencí témata, která budí emoce a mají širší dopad na veřejnost.
Pokud je téma vaší konference atraktivní do té míry, že by o něm mohli psát novináři, a zároveň budete mít o čem hovořit po celou dobu jejího konání, pak vám v uspořádání nic nebrání. Limitem jsou pouze finanční prostředky.
Vyberte pro akci vhodné místo
Kde konferenci uspořádat? Konferenční sál musí disponovat dostatečnou kapacitou a odpovídajícím technickým zázemím. Standardem jsou wi-fi připojení k internetu a přítomnost zásuvek pro případ, že by si chtěli účastníci nabít notebooky nebo telefony.
Neméně podstatná je konkrétní adresa. Jestliže se konference nevztahuje k určitému místu, zvolte jako místo konání Prahu – ideálně prostory poblíž centra. Předem si prověřte dopravní dostupnost a možnost parkování v blízkosti objektu.
Kdy je ta správná doba?
Nezáleží pouze na místě, ale také na čase konání. Na víkend rovnou zapomeňte a raději se vyhněte také hektickému pondělí a „předvíkendovému“ pátku. Nezvěte účastníky v brzkých ranních hodinách, ale ani moc pozdě. Ideální doba je kolem 9 až 11 hodiny dopoledne.
Na co nezapomenout?
Ačkoliv bude účastníky zajímat především obsah, jistě nepohrdnou chutným občerstvením. V rámci delší akce by měl být catering samozřejmostí, stejně jako doprovodný program a další detaily, díky kterým bude konference mnohem příjemnější.
